Jak być bardziej produktywnym i właściwie wyznaczać kolejność zadań do wykonania?
Wszyscy narzekamy na nieustający brak czasu i nadmiernie długą listę codziennych zadań do wykonania. I niestety często te obowiązki zajmują tyle czasu, że nie wystarcza go dla rodziny i znajomych. Brak nam też czasu na realizację własnego hobby, uprawianie sportu czy po prostu chwilę tylko dla siebie. A wiecie z moich poprzednich wpisów, jak istotny jest odpoczynek. Nawet jeśli są to tylko kilkuminutowe przerwy w ciągu dnia, kiedy staramy się wyciszyć i zrelaksować. Niestety, nieustanny pośpiech, poczucie obciążenia obowiązkami i marzenia o 48-godzinnej dobie – to znak naszych czasów. Nasz czas jest ograniczony i dlatego ważna jest umiejętność mądrego zarządzania czasem.
Jak uporządkować życie w biegu? Czy są narzędzia, które nam w tym pomogą?
Jednym ze skuteczniejszych i najpopularniejszych narzędzi do efektywnego planowania jest Matryca Eisenhowera, nazywana też macierzą bądź siatką Eisenhowera. Nazwa pochodzi od nazwiska byłego prezydenta Stanów Zjednoczonych Dwighta Eisenhowera, ponieważ był to jego sposób na efektywne zarządzanie czasem.
Jest to metoda, dzięki której wykorzystujemy swój czas lepiej i ustalamy priorytety naszej pracy. Pozwala nam określić, które zadania są ważne, które powinniśmy oddelegować, a które są zbędne. Ustalić nasze priorytety, czyli zadania, którymi powinnyśmy zająć się w pierwszej kolejności i zdecydować, które z zadań powinniśmy oddelegować.
Na czym polega ta metoda?
Matryca składa się z kwadratu podzielonego na cztery ćwiartki, które należy wypełnić zadaniami do wykonania. Wyznaczanie codziennej kolejności zadań, to jedna ze skuteczniejszych metod podnoszenia osobistej produktywności.
W ćwiartce pierwszej (lewy górny róg) umieszczamy zadania o najwyższym priorytecie, czyli wszystkie te, które są pilne i ważne. Ćwiartka druga (prawy górny róg) służy do wpisania zadań, które są ważne, ale niepilne. To są te najbardziej obiecujące dla ciebie i twojej pracy. To duże projekty, z których zarówno ty, jak i twój biznes możecie skorzystać najbardziej. Najczęściej mają odległy termin, można je zaplanować i konsekwentnie realizować. Ćwiartka trzecia (lewy dolny róg) to miejsce przeznaczone na wpisanie zadań pilnych, ale nieważnych, czyli wszystkich tych, które powinno się zrobić w trybie pilnym, ale nie mają większego znaczenia dla naszej pracy. Do ćwiartki czwartej (prawy dolny róg) wstawiamy rzeczy niepilne i nieważne, a więc takie, które zabierają czas, ale nie wnoszą nic do naszego życia czy rozwoju. Przykładem może być uporządkowanie miejsca pracy albo przeglądanie internetu
MATRYCA jest gotowa i co dalej?
Po wpisaniu wszystkich naszych zadań uważnie analizujemy matrycę pod kątem ilości zadań i czasu, który zabierają. W której ćwiartce jest ich najwięcej? Które są najbardziej czasochłonne?
Najwięcej zadań w ćwiartce pierwszej może świadczyć, że zbyt dużo masz sytuacji stresujących i kryzysowych. Druga ćwiartka to długoterminowe zadania prowadzące do rozwoju i jeśli tu masz najwięcej zadań, znaczy to, że droga do twojego sukcesu jest harmonijna. Jeśli w trzeciej, to być może nie kontrolujesz pracy i zadań i czujesz się tym przytłoczona. Najdłuższa lista w czwartej ćwiartce może oznaczać, że niepotrzebnie marnujesz czas na nieistotne rzeczy, a potem brak ich na te znaczące.
Jak efektywnie wykorzystać matrycę?
Najważniejsze to wyeliminowanie zadań z ćwiartki czwartej i zminimalizowanie tych z ćwiartki trzeciej. Czas, który zyskujemy, przeznaczamy na ćwiartkę drugą, ponieważ intensywna praca nad ważnymi projektami pozwoli nam przewidzieć większość sytuacji kryzysowych (ważnych i pilnych zadań) i w związku z tym wyeliminować je z ćwiartki pierwszej.
Jeśli masz trudności ze znalezieniem równowagi w codziennym życiu, pogodzeniem obowiązków zawodowych i osobistych i organizacją czasu, skontaktujcie się ze mną , a nauczę cię efektywnego planowania, zarówno w biznesie, jak i życiu codziennym.
Przeczytaj również artykuł
Wiosenne porządki w naszych planach.